勤業眾信法律科技諮詢專家獻策 合約生命週期管理 系統導入五大關鍵議題

(中央社訊息服務20240103 11:58:04)勤業眾信聯合會計師事務所正式成立「法律科技諮詢」（Legal Management Consulting, LMC）團隊，由具備深厚法律和科技領域經驗的張馨云副總經理領軍。有鑑於「合約生命週期管理」（CLM）系統近年來深受企業重視，能有效降低合約管理風險，卻又可能在導入時面臨高達50%失敗率。勤業眾信歸納，「團隊建立、高層支持、流程調整、資料管理、績效衡量」為「合約生命週期管理」五大成功要素，提醒企業正視、提升投報率。

勤業眾信聯合會計師事務所稅務與法務服務營運

長張宗銘表示，法律科技是一個不斷演進的領域，它結合了法律專業知識和先進的技術，為產業帶來了全新的可能性。勤業眾信致力開發創新的法律科技解決方案，提高法律服務的效率、準確性和客戶滿意度，協助企業以更智慧、高效的方式處理法律事務或提供法律服務。期盼法律科技諮詢團隊的成立，能聚焦更多生成式人工智慧、數據分析等前瞻技術之應用，持續地推動法律領域的創新與發展。

勤業眾信聯合會計師事務所法律科技諮詢副總經理張馨云指出，近年來，企業紛紛開始評估「合約生命週期管理」（CLM）系統，主因是越來越多企業意識到，CLM系統能有效提升合約管理效率，同時大幅降低合約管理風險。然而，依據統計數據顯示，CLM系統導入實際發揮效益的失敗率卻高達50%。究竟是什麼原因使得CLM系統導入無法達到預期效果呢？勤業眾信歸納常見的五大失敗原因：

一、 缺乏公司管理層的支持

導入CLM系統未能獲得公司管理階層的支持並對相關人員提供必要的教育訓練，是最常見的失敗問題之一。若未能讓管理層清楚理解到CLM系統的價值，管理層的支持就會降低，即便導入也無法做到完善和取得必要資源；導入後，無法投入時間和資源培訓相關人員，系統的利用率將不如預期，最終導致CLM系統未能如預期地發揮最佳效益。

二、組成適當團隊與流程梳理和調整

當企業在評估導入 CLM系統前，往往忽略了梳理合約工作流程與建立適當導入團隊的重要性。流程的梳理能夠幫企業釐清既有合約流程上的問題，辨識潛在自動化的可能，並在系統流程的規劃與導入過程中進行調整。除此之外，導入團隊成員的組成至關重要。雖如一般大眾認知，合約相關的工作應當是企業法務的工作。但是，CLM系統的規劃與導入需要的是一個跨職能的團隊，包含了IT、運營、法務、採購等部門，完整團隊協作才能確保CLM系統的成功導入。

三、分散式的合約儲存

長期以來，企業通常以分散管理的方式來處理合約，存放在不同的檔案夾、儲存空間、平台、部門中。這種分散的合約儲存方式會使得CLM系統導入失去意義。這種去中心化的方式會導致合約被遺漏或遺忘。由於無法妥善追蹤合約，重要日期和義務也容易被忽略。沒有單一真實資料源，公司無法確切掌握合約風險和合約義務。建議企業在導入CLM系統時，建立一個集中且有組織的合約儲存庫，所有合約和相關文件在必要時應進行數位化，並自動上傳到該儲存庫，透過確切的分類以及遵循相關的Metadata標準，提升公司合約資料的透明度及公司對合約資料的掌握。

四、合約內容資訊凌亂

即使合約都被集中管理，若本身合約資訊凌亂，CLM系統的導入也可能會失敗。這包含缺乏關鍵的Metadata，或Metadata存在不一致的情況。此外，文件的命名規範、編碼、檔案夾等各式資訊的混亂，終會影響系統的可靠度。成功的CLM導入需要投入人力與時間，將相關資料進行適當的清理和重組。重複和過時的記錄若非必要留存應予以刪除。所有合約的Metadata類別需要標準化。儘管資料的清理與整理耗時，但它能夠讓公司合約的資料更容易取得與追蹤，對CLM系統導入成敗將有嚴重的影響。

五、缺乏績效衡量標準

CLM導入失敗的另一個主因是缺乏績效衡量標準。企業應該在CLM系統導入的過程中，儘早擬定「合約週期時間、文件完成率、違約和有爭議的合約數量」等關鍵績效指標（KPI）。KPI可幫助團隊發現瓶頸、表現效率和風險。當指標偏離定義的目標時，團隊可以調整方向。在系統導入後，應持續監控和改進KPI，以確保CLM系統的價值得以體現。

CLM系統導入對任何企業而言都是個投資，若導入失敗對公司而言是勞民傷財。因此，張馨云建議，若企業希望能夠提高CLM系統導入的投報率，透過「適當導入團隊的建構或委任、公司管理層支持、合約處理流程的調整、合約資料的集中與整理、績效衡量標準」，有助降低違約風險、減少合約管理成本，確保系統能夠發揮預期效益。