淺談產業採購舞弊防制，KPMG協助企業從根源杜絕舞弊發生
(中央社訊息服務20241210 00:00:00)企業營運總是面臨著各式各樣的風險，舞弊風險無疑是企業最無法忽視的重要風險議題之一，而採購單位作為企業關鍵的成本中心與價值創造的環節，便是舞弊行為好發的高風險領域。預防採購舞弊風險，不僅保障企業的資產安全，更能維護自身的商業誠信。
從認識舞弊風險、常見採購舞弊情境、防範方法、調查程序及改善方針，KPMG建議企業可從四大方向進行全面探討。
認識舞弊風險
舞弊是指個人或團隊為謀取私利，蓄意欺瞞或濫用職權等方式，對企業的資產或利益致成損害的不正當行為。舞弊行為通常具有隱蔽性、動機導向和損害性三大特徵，著名舞弊三角理論 (Fraud Triangle)亦明白指出，構成舞弊犯罪的要素有三：
1. 機會 (Opportunity)：內部控制機制薄弱，讓舞弊行為有施行的空間。
2. 壓力 (Pressure)：行為者因財務困境或工作壓力等問題受到誘惑。
3. 合理化 (Rationalization)：行為者為自己的行為找到道德上或心理上的辯護理由。
常見採購舞弊情境
當企業發生採購舞弊時，通常伴隨著不正當行為，如賄賂回扣、利益衝突、虛假憑證等這些行為對企業造成財務和聲譽的損害，甚至衍生一連串的法律問題，四種常見的採購舞弊情境如下：
1. 圖利供應商：
案例：醫院的採購部門員工與藥品供應商勾結，接受回扣以高價購買藥品；製造業採購主管與供應商串通，接受賄賂以高價購買劣質原材料。
影響：導致採購決策偏離最佳利益，進而增加企業成本並損害企業的聲譽。
2. 關聯交易與利益輸送：
案例：建築業採購主管將高額合約交由關聯公司或是白手套公司負責。
影響：導致採購決策不透明，選擇不合格或價格過高的供應商。
3. 虛假交易與發票：
案例：採購單位員工或供應商共同製作虛假的採購文件，提交虛構或誇大金額的發票。
影響：導致企業支付超出實際價值的費用，直接造成財務損失。
4. 緊急採購或操縱投標：
案例：採購單位不時以急件名義進行採購，或是於招標過程中向特定公司洩露招標內容。
影響：導致庫存積壓，增加企業的運營成本；導致選擇不合格的供應商，破壞商業上公平競爭。
防範採購舞弊的方法
在認識舞弊風險和瞭解常見的採購舞弊情境後，如何防範便是企業最為關心的重點。舞弊行為是以「蓄意欺瞞」為前提遂行，為了有效率阻絕或降低舞弊發生，建議企業採行以下四個防範方法給予適當的控制：
1. 建立健全透明的內部控制制度
健全且透明的採購流程最重要的是職能分離，將採購申請、供應商篩選、合約簽署和付款驗收等階段的權限分開，從而減少由單一個人可進行操控的風險。其次，設置多層級的審核機制，確保採購決策經過不同部門的審查，強化決策的可靠性和公正性。電子採購系統的導入使每筆交易都可被追溯，降低不透明操作的可能性，提升整體透明度。
2. 加強供應商管理
制定供應商的資格認定標準，確保黑名單供應商無法參與，從源頭上杜絕風險。其次，通過定期的審查考核，確保供應商能夠持續提供高質量的產品和服務。實施公開公平的招標程序，確保所有供應商在平等的條件下競爭，從而降低利益輸送的風險。
3. 舞弊風險數據化分析
利用數據分析可以有效偵測出採購過程中的異常模式，如重複付款和超額採購等舞弊風險因子，從而及時發現並糾正問題。其次，部署採購監控程式，自動識別潛在的風險行為並發出警報，幫助企業迅速應對可能的風險。
4. 強化員工道德培訓
企業應定期對採購人員進行反舞弊的教育訓練，提升相應的法律知識和道德意識，確保能識別和抵制不正當行為。其次，要求所有與採購相關人員簽署廉潔承諾書，明確行為準則和責任，並規定違反行為的懲罰措施。
調查程序及改善建議
當舞弊發生時，KPMG建議企業可依下述程序展開調查並參考相關措施進行改善：
一、舞弊發生時的調查程序
1. 啟動調查機制：設立檢舉熱線並鼓勵員工揭發不正當行為。在接收到檢舉資訊後，根據檢舉內容確認事實的真偽。
2. 建立調查團隊：調查團隊可由法務、稽核、財務等單位組成，亦可引入外部專家協助，以確保調查的客觀性和專業性。同時調查團隊需制定詳細的調查計劃，明確調查範圍、方法與時間表，並確保調查過程的保密性。
3. 收集與分析證據：調查過程中需審查如採購合約、發票和付款記錄等相關文件，並對員工和供應商等相關人員進行訪談。調查團隊可透過數據或電子郵件分析，發現舞弊行為的蛛絲馬跡。
4. 提交報告與採取措施：提交詳細的調查報告，包含舞弊事件的經過、證據和影響，供管理階層決策參考。必要時應提起訴訟，追究涉事人員的法律責任。
二、後續改善措施
1. 調整內控機制：依據舞弊案件的調查結果，反思內控機制中存在的缺陷，向攸關單位提出改善建議。
2. 強化風險管理能力：建立舞弊風險地圖，識別各業務流程中的風險點，進行有效管理。同時，定期內外部查核以偵知各業務流程的遵循程度，及時發現並糾正問題。
3. 培養廉潔文化：企業治理階層應公開支持反舞弊行動並以身作則，樹立良好榜樣。透過內部公告或獎勵機制，時時宣導誠信價值，提升員工對企業文化的認同感。
簡而言之，透過完善的內控機制、加強監督管理與培養廉潔文化，可讓企業有效降低舞弊風險，提升競爭力的最佳手法。相信堅守誠信與透明的核心價值，會是企業永續經營的根本之道。
(文/KPMG安侯建業聯合會計師事務所工業產業主持人劉彥伯、工業產業主持會計師吳俊源、KPMG安侯企業管理股份有限公司風險顧問服務負責人朱成光及協理林珮君提供)