苗栗醫院用知識管理開創醫療新里程 凝聚團隊共識 打破組織藩籬走向跨部門知識共享
(中央社訊息服務20231020 13:50:09) 
衛生福利部苗栗醫院成立於 1974 年，其經營策略致力於提升急重癌症服務量能，建立社區醫療網絡，強化社區合作，打造全面的長照醫療服務模式，提升長照服務品質，希望成為苗栗縣民最信賴的醫院。今年（2023年）舉辦知識管理成果發表競賽，競賽評審團由李明輝院長、蔡昌宏副院長、黃堂彥秘書、劉明岳醫秘、叡揚資訊 Vitals ESP 企業知識協作平台顧問團隊林佳誼顧問、朱奎達顧問共同擔任，對各單位一年來的成果進行分享建議與指點，希望此次活動能激勵團隊同仁，鼓勵知識管理的分享，並向標竿組別學習，共同合作實現目標，提升整體醫療效能。
推動全院知識地圖 永續傳承關鍵知識
推動和深化知識管理並非一蹴可幾的事，需要由淺入深，逐步規劃內容和深度運作才會有效益。自從去年（2022 年）導入以來，苗栗醫院推動了全院行動方案，同仁從最初對系統的陌生，逐步學習如何使用系統，盤點各部門的現況和需求痛點，對知識進行分類，完善表單與資料彙整等，再經由叡揚專業顧問團隊悉心引導各科室競賽，這一路走來，包括從選擇參賽主題、多次修改內容、訪談前輩經驗，與夥伴們不斷練習和修改簡報內容，逐步勾勒出各部門知識地圖，過程雖然辛苦，但為了將累積的成果完整呈現出來，所有參與的同仁更是卯足全力，現場熱烈討論的氛圍，不僅促進跨部門交流，更有機會讓各單位進一步了解不同科室的業務流程。
導入知識管理系統 協助醫院評鑑進行更順利
知識管理對整體醫療品質的提升和醫療體系的運作具有實質效益。四年一次的醫院評鑑是確保醫療品質及病人安全的重要方式之一，期許評鑑能夠呈現實際作業情況與成效，提升國內醫療照護水準。而身為醫院評鑑委員之一的李明輝院長提到在知識管理的策略管理上應有長遠的眼光，在推動知識管理重視同仁的參與程度、團隊的合作以及跨部門的知識分享（Knowledge Sharing），鼓勵同仁在進行知識管理具有團隊精神，與其他科別分享知識。
「任何一件事情的成功，絕對不是一個人的功勞，絕對是一群人的共同努力。」李明輝院長分享說，一個人可以走得很快，但一群人可以走更遠，勉勵團隊主管應了解如何分配工作進行統合，並強調領導者應該思考如何推動和激勵措施，以促進知識管理的有效實施。
知識管理簡化流程 提升工作效率與醫院效能
談及推動知識管理的心路歷程，李明輝院長指出，在做知識管理之前，首先必須了解知識管理的目的是什麼。知識管理的目的是為了呈現管理的手法，其呈現的指標是管理的指標，而非成本指標。他強調，「管理的目的是要讓同仁感到方便，而不是為了管理而設定流程，這樣才能成功」。換句話說，知識分享則是要協助同仁在查找資料或回饋資料時更方便，避免設立許多流程讓同仁感到困擾。其中管理的指標不在於百分之百的精確，而在於抓住管理的重點。因此做知識管理時不要拘泥於小細節來限制大家的自由，這樣才能使工作更有效率及有效能。
建立各部門關鍵知識體系 確保核心知識永續保存
經過一年多的時間籌備，KM 成果發表競賽在熱烈的討論中度過，在全院共同見證 25 組所付出的努力，相信透過相互的交流分享將知識管理的精神價值傳播到每一位同仁身上，以下分別列出競賽得獎組別：
最佳專案獎（金獎） 人事室：運用知識管理提升新人報到作業效率與應用
過去人事單位新進同仁填寫表單繁雜、報到時間冗長；各單位需有人力陪同新進人員通過層層關卡後才能完成報到手續，造成人力與時間的浪費。透過 KM 整合各單位表單並讓新人能將所有表單整批下載，提升新人報到作業效率與應用，加上院內電子公告欄因無法永久保存，設立連結至知識管理系統，不僅能妥善儲存文件，更能跨科室、跨部門連結與建立知識分享機制，建立樂於分享的組織文化，增強同仁參與及使用，提升品質效率。
最佳創新獎（銀獎） 檢驗科：KM 簡化工作流程以達到減紙化的效益
重要且攸關醫療品質的檢驗科，以前的儀器表單紀錄經常分散，資料不易查找且耗時，不只導致主管審核時缺乏即時性，缺失事件無法及時補強。現在使用 KM 系統後，紀錄流程從 7 個步驟簡化為 4 個步驟，甚至能新增儀器維修時效規範。不僅節省紙張，還改善庫房儲存空間不足的問題。以血庫組為例，每年可減少 168 張紙，全科一年減少高達 840 張紙。
最佳推動獎（銅獎） 社區健康中心：運用知識管理系統提升整合性篩檢成效管理
在 KM 導入以前，資料散落在 Fileserver 中，對承辦人員來說不易找到所需資料，資料零散且未整合，分類混亂，也難以處理。解決策略是先訪談前輩師傅過往的經驗與資料存放的地方，再透過 KM 進行分類整理，梳理出有系統性且邏輯的知識類型，經由破壞、建立、分享的步驟，讓資訊完整呈現，方便其他單位索取資料，並提供權限給他們使用。無論是師傅級或是新進人員都大幅提高資訊流通效率，達到知識不求人的境界。
最佳推動獎（銅獎） 秘書室：論文發表獎勵措施結合知識管理系統的應用
過去使用紙本資料方便，但常面臨遺失和損壞風險。藉由KM系統，優化資料存儲方式，建立資料夾，並將表單轉為電子格式，有效節省空間且減少遺失風險，還利於資料蒐集、分析和交叉比對。另外，依據不同的需求，實現系統與程式之間的橫向整合，使用者無須自行設計表單，可直接從KM匯出運用；另匯出的表單也可以與POWER BI + Power Point 結合使用，不僅賦予資料全新的面貌，還大幅提高資料的檢索效率，有效推動資料共享。
潛力獎（佳作） 5AB 病房：運用 KM 系統提升癌症護理品質監測管理
過去使用紙本資料存檔，耗費大量紙張和資料儲存空間。數據只存放在單一人手中、缺乏即時性，加上無法追蹤事件缺失和缺乏公開性。透過 KM 系統提升癌症護理品質的監測管理。對院方而言，節省時間和人力成本，應對各種評鑑和品質認證。對病房而言，透過 KM 表單蒐集數據，提高工作效率，促進知識的交流和分享。也能提升病人照護品質和化療病人滿意度。護理師也能檢視化療作業流程，避免疏失，並確保紀錄的完整保存。
潛力獎（佳作） 醫務行政組：應用 KM 系統達到資料管理及永續運用
過去資料管理缺乏統一的路徑，資料查閱和交接容易遺漏，導致問題和困擾。使用 KM 系統實現各團隊資料的統一存放路徑，團隊成員都可以檢視和下載，不再受限於特定成員查閱。這有助於解決業務轉換或人員異動所帶來的問題，確保資料不會遺失或短缺，使資料的持久性和可永續運用，使團隊更加高效。
潛力獎（佳作） 主計室：運用 KM 系統提升統計效率、發揮支援決策功能
導入KM之前，主計室向各級匯報績效狀況和營運方向評估所需的資料蒐集工作相當繁瑣。原本的報表繁多，且具有時效性，過往透過電子郵件來回傳遞耗時，還容易導致錯誤，甚至後續需要額外花費時間查核資料，加上資料量龐大，分享文件也變得困難。在使用KM系統之後，可建立專門的區域，用來更新報告資料、共享營運資料、控管權限等，並確保資料的完整保存，甚至還能定時提供各單位所需的資訊，有助於分配資源、控制成本和推動組織的營運。
經過一整天的競賽後，所有組別經過不懈努力的付出，顧問們也給予同仁肯定及鼓勵。而未來唯有透過不斷的學習及深化各單位知識，期許可朝向經驗分享、知識傳承和交流參訪等方向持續前進，以確保各部門的關鍵知識都能被妥善保存和應用，讓知識能夠永續地傳承下去，讓醫院的未來更加精實茁壯。