工作總是做不完？這樣管理時間不瞎忙

（中央社網站）除了固定的工作，有時候又要應付許多突發狀況，總是覺得事情一大堆，每天忙到暈頭轉向，時間不夠用嗎？其實只要掌握好一些簡單法則，就能好好管理時間，讓自己能更從容面對接踵而來的事情。

「艾森豪矩陣」以重要、緊急判斷現在該做什麼為原則，幫你排出處理事情的優先順序，以下就教你如何畫出個人專屬的艾森豪矩陣。

「艾森豪矩陣」（Eisenhower Matrix） 是一種與時間管理有關的思考工具，又稱為「艾森豪原則」或「優先矩陣」（Prioritization Matrix），據說其由來與美國第34 任總統德懷特‧ 艾森豪（Dwight D. Eisenhower）有關。

艾森豪總統有一套一絲不茍、強力貫徹的處理事情優先順序原則，在他的觀念中，「永遠」要優先處理最重要與最急迫的軍事任務，其他都可以暫時擱著，等待後續處理；後來有人將他這個概念延伸，創造了一種依事情的重要性（important）與急迫性（urgent）加以分類的3×3表格，並以「艾森豪」來命名。在一般應用，則多利用X、Y軸的概念，轉換成4象限的模式，更簡便直接。

艾森豪矩陣屬於工作分類的概念，相當方便上手，在還沒有處理事情前，先將事情依重要性與急迫性的程度分為4類：

A：具重要性又很緊急的案子
B：重要但不是很迫切的任務
C：雖不重要但很緊急的事件
D：既不重要也不急迫的工作

運用的方法，是在畫出表格後，將手上的工作事項依輕重緩急，一一填入相對應的方格或象限中。事情是否緊急，要看你所處的時間（所剩時間）而定，即在這個期限內，它是否必須完成；如果能及早準備，就能把緊急變成不緊急（因為已經先準備好了）。至於事情重要與否，是與其他各項比較的相對結果。

判斷事情的輕重緩急時，也可以參考下列分類原則：

1. 工作依時間軸可區分為「想做」（準備做）與「固定要做」（常態性）兩類：前者是目前不必進行，但未來須撥出一段時間處理，後者是當下正在進行或即將處理的工作。

2. 有些事情屬於可一次解決的「單點式」工作，有些則屬於要分不同階段才能完成的「延續性」工作：前者如「到ATM匯款」，後者如「籌備婚宴事宜」等。

整理時，建議將以上4類工作（想做／固定要做／單點式／延續性）的性質區分清楚，並以不同記號或螢光筆標示。這樣一來，在看這張表單時會更有靈感與想法，進而懂得如何調度、分配資源，也更有效率。

對於這4類工作，也應採取不同的應對態度，處理原則是：要優先處理的A組應占少數，但這些事項對整體工作安排影響重大，如果不立即進行，而先處理B、C、D組的事情，不僅沒有幫助，A組的工作也會如影隨形地跟著你，牽制住你對整體的布局與決策思考能力。因此，處理A組的事項就是處理「關鍵少數」的工作藝術。此外，在填入表格時，請注意下面幾點：

1. 描述工作項目的文字盡量簡潔。例如上下班時接送小孩、今天需到銀行辦理房貸等。

2. 填好後，再次檢視是否分類確實，或有沒有遺漏的項目。

3. 請確實做好分類，以反映對工作順序的優先判斷。許多人填好後會發現，全部或大部分的工作，都集中在很重要又很緊急的A組，其他方格（B、C、D 組）幾乎都空白，如此就失去填表的意義與價值。

依據上列注意要點來描述工作、進行分類，能有效讓表單更一目瞭然而便於應用。

在知道運用艾森豪矩陣的方法後，也要知道突然有重大又急迫的工作安插進來時，該如何調度資源，進行應變。

舉例來說，方小姐本來下班後要去接小孩回家，這是她每天固定在做的「重要又緊急」的事情（A組），有一天她臨時要加班無法接小孩，這時，她可以採取變通的做法：請媽媽或妹妹等親人去接小孩，再照顧到她下班回家為止，或是告知安親班，因臨時有事而須讓小孩待晚一點。

此外，優先處理「重要又急迫的工作」（A組）是一個原則，但對於「重要但不急迫的工作」（B組），是否就可以一直放著，等到A組都完成後再執行？其實，工作的執行過程是動態的，而不是靜態的；當你在執行A組的某些工作時，通常還是有一些空檔時間，可用來思考B組的工作，最常見的是屬於「規畫性」的工作。例如：2年內要全面提升公司的營運績效，這種規畫性的工作需要時間與縝密規畫，也具有某種程度的急迫性。因此，比較周延的做法是：思考並調和A、B兩組工作的進行與時間分配。

同時，現在所列出的艾森豪矩陣中，4大類別的事項也不是一成不變，可能在隔天或是隔週就要重新調整一次。因為有些重要又急迫的工作會臨時插進來，有些事項已完成即可刪除，也有些工作會從B組（重要但不緊急）提升到A組（重要又緊急）的等級，因此，這是一張時時在變動的表單。

蕭小姐正處在人顛峰期，職涯發展和個人生活都當活躍，去年還考上在職專班研究所。她一向是個完美主義者，也很盡責，所有事情都想盡全力做到最好。雖然還在讀碩士，但她已經做好規畫，想轉換跑道到公職；因為還單身，家人和朋友對她而言仍是生活重心。

然而，她最近發現，自己越來越忙，想做的事也越來越多，開始有點分身乏術了。她想，這樣下去，恐怕生活只會越來越忙亂，也許自己應該擬好優先順序，一件一件來，才不會最後什麼都做不好。

於是她把自己想做、必須做和準備做的事寫下來，以當月為期限，運用艾森豪矩陣整理出後表。列出來後，蕭小姐發現自己當月要優先做的事，就很清楚了。

她先集中火力，把「緊急／重要」的3件事辦完，然後利用空檔去做「緊急／不重要」的事，並有規律及計畫的進行「不緊急／重要」的事。

重要性與否，對蕭小姐而言，包括考量是否有替代方案，像是「送朋友生日禮物」這件事，她在盤點的過程中，想到也許可以透過網路購物送貨到家的服務，再補上一封e-mail，不僅可以給朋友驚喜，也能簡單而迅速地表達自己的心意。

最後「不緊急／不重要」的事，蕭小姐發現，也許可以考慮根本不用去做。例如：買錄音筆，也許可以請比較懂3C 的弟弟幫忙買；鬧鐘壞了，改用手機的鬧鈴功能也可以，習慣就好，還不必花錢；整理日本旅行照片，其實也沒那麼急，放到期中考完再動手吧！

蕭小姐發現，原來這樣整理下來，自己的生活就變得從容有序，還能順便思考該進一步規畫的事，以及透過委託別人幫忙、彈性方案，輕鬆解決一些事，根本不必一直掛記在心上。（本篇文章節錄自「一張圖表秒思考」；商業周刊提供）

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