
找到競爭優勢,勇敢突破自我,建立獨一無二的個人價值,從平凡中展現非凡品牌力,無論何時何地,都如鑽石般閃耀,即使在黑暗中,也依然光芒四射。
舞台不是等待而來,而是創造出來的!正能量女王張宜真,從媒體記者起步,而後轉任新竹縣府機要祕書,晉升文化局長,如今擔任醫院執行長。
面對陌生的工作領域,一切從零開始,她積極挖掘競爭優勢,化挑戰為轉機。憑藉新聞專業,持續發掘話題、提升曝光,打造出獨一無二的個人品牌。
內容節錄
《驚豔品牌,一出手,就令人WOW》
發揮領導力,打造高效能團隊
老闆用跑的,你要用飛的;
老闆用飛的,你要搭太空梭
畢竟是記者出身,因此,我所營造的辦公室文化是「快、狠、準」。同仁被我訓練到能快速反應,抓住重點,且即時回報,讓我可以隨時掌握工作進度。同時,處理事情有優先順序,重點在於解決問題,而非推諉塞責。有時候,天外飛來一筆業務,可能不屬於公關室的職責,但遊走在灰色地帶,我還是會請同仁盡量幫忙,同仁有時打趣說:「我們是管海邊的。」我鼓勵同仁勇敢接受挑戰,如果能幫其他單位解決問題,做到別的單位無法完成的事,代表我們的公關危機處理能力得到肯定。
要跑在老闆前面,老闆用跑的,你要用飛的;老闆用飛的,你要搭太空梭。
一定要讓老闆發出「WOW」的讚嘆,永遠跑在老闆前面。也就是,需要換位思考,站在老闆的立場,思考他會怎麼想?怎麼做?在老闆尚未提問之前,你已經找到答案,或者提供解決方案讓他選擇。
主動回報異常,「老闆不喜歡意外」
我習慣對重大事件定期回報進度,例如,當我在醫院處理民眾意見反應或醫療糾紛時,第一波,我會向院長報告病患的訴求以及醫師的說明;第二波,如果有醫病溝通協調會,在會議結束後,我 也會向院長回報會議的結論。
回報時,我會習慣條列式的回饋,以 1、2、3⋯⋯簡單扼要地說明。
我也會察言觀色,注意老闆重視的 專案進度,最好在老闆詢問專案進度前,先主動報告。尤其當老闆 關心某個專案時,如果漏掉訊息,就要立刻了解狀況,掌握進度。
有一次,老闆關心 A 單位的人事案,A 單位主管被動回應, 對方說:「因為還沒十分確定,還有些細節要確認,所以沒有回報 老闆。」我建議 A:「老闆知道有面試,就要回報,即使沒有結論, 也要讓老闆知道進度。」讓老闆掌握進度,不要最後一個知道。 另一次,老闆接到客戶對 B 單位的抱怨,我立即知會 B 單位 主管趕快了解狀況,並提醒他要回報給老闆。
B 單位主管了解狀況 後告訴我,實際情況與客戶所說有落差,抱怨的事情已經處理完 畢,他認為「是不是可以不用回報老闆?」錯!事情雖然處理了,但老闆並不知道,老闆需要掌握進度,所以我建議 B 單位主管還是 要回覆給闆。
也許,大家會擔心跟老闆回報會被罵,或是老闆會問太多問題⋯⋯但重點是,老闆需要知道處理結果。至於老闆的反應如何, 就不是我們所能掌控的。就算用 Line 回報老闆,老闆已讀不回,可 能代表他很忙,也可能代表他不認同。但我的原則是回報進度,讓 老闆「知道」處理結果,更要主動回報異常,「老闆不喜歡意外」。 跟老闆回報進度,也是讓老闆知道你的努力,顯示「你有在做 事」。不要做到流汗,卻被嫌到流淚。最後,當然要和老闆多互動、 多溝通,才能了解老闆的理念。 我的經驗是,某年醫院更新簡介,原本以為去年才拍過醫師大 合照,今年略過,沒想到,院長堅持要更新,我立馬安排。由於超 過百位醫師,必須動用三層階梯式大舞台,還請出專業攝影師,抓 住每一位醫師,院長一句話使命必達,我和同仁在一星期內完成了 百位醫師的大合照,以及各科室的照片拍攝。
當院長見到我時,直呼我「最有執行力」,我笑著回應:「因為我是『執行』長啊!」 在臉書上,也被院長 cue 為「特別感謝地表最美麗執行長」。沒辦 法,套句我的金句:「院長用走的,我要用跑的;院長用跑的,我要用飛的;院長用飛的,我就要坐太空梭了。」
跟老闆報告先講結論,講重點老闆的時間極為寶貴,開會一定要掌握效率,所以我通常會 直接切入重點,彙整專業意見,並提出 A 或 B 兩個解決方案,分 析其優缺點,提供老闆做決策。
因為老闆都會問:「你的想法是什 麼?」「你的解決方案是什麼?」這時,我並非提供是非題,而是 「選擇題」。最後,我還會針對事件做最壞打算,提出因應處理方 案。 譬如,在縣政府工作時,遇到民眾陳情抗議,我會收集多方輿 情資料,提供給縣長或處長參考。
除了現場由警方維持秩序外,我也會事先準備新聞稿,一旦發生抗議立即發布,讓媒體平衡報導, 管控危機,讓縣長放心。同樣地,在醫院遇到民眾意見反映時,除 了向院長報告,也會徵詢專業律師意見,提供給院方參考。
如果民 眾訴諸媒體或其他管道,我也會預先準備醫院的聲明稿,讓院方知 道,即便發生最壞狀況,整件事也不會失控,因為我們已做好應對準備。 向上管理老闆,做到老闆無法做到的事 在一部火紅的大陸劇《玫瑰的故事》中,女主角黃亦玫展現了「向上管理老闆」的技巧。
黃亦玫「拐個彎」,發 揮冒險犯難的創意,讓老闆終於見到久仰已久的藤先生。連藤 先生都誇黃亦玫「很聰明、很大膽」。
工作有疏失,絕不卸責, 化危機為轉機
在我看來,人與人之間應該要直接溝通,也就是和當事人對 話,最好不要透過別人,這樣才能精準掌握事實。有一次,我委託 第三方處理一件事,但後來輾轉得知,老闆對我的處理有些質疑。 此時,我決定不再透過第三方溝通,因為無法確保訊息是否能被準 確傳達。
我認為有必要親自向老闆解釋,重點是澄清我的處理結 果,並非他所認知的那樣。被老闆「誤會」,自己應主動澄清。
直接與老闆溝通,除了可以第一時間掌握老闆的想法,還能避免因第 三方溝通,衍生不必要的枝節。 坦然面對錯誤,化解工作危機 我曾經製作一批文宣品,檢查樣品時認為沒問題,但收到成品 後,同事卻發現英文字母印錯了。仔細一看,確實有錯字,而且我 們訂了 1000 份,如果這批文宣品發出去,可能會變成笑話,當時 心情非常沮喪。我同步詢問廠商為什麼會印錯英文字母,對方的回 應竟然是「故意的,這是藝術」。這個理由我當然不能接受,也無 法說服其他人,但我們已經簽約,無法要求廠商重做。
我拿起電話致電老闆,坦承在印製前確實沒有檢查到,這完全 是我的疏失,並表示願意承擔這筆兩位數字的費用。老闆一開始非 常嚴肅,但並未苛責,只提醒我下次要小心,至於費用「不會讓我 出」,就結束通話。老闆曾說:「人都會犯錯,可以容忍屬下犯錯, 但事不過三。」後來,文宣品沒有引發爭議,反而很實用,至今仍 有同事在使用。
還有一次,老闆提議邀請某位貴賓來演講,我當時以為這只是 場面話,就沒放在心上。過了一段時間,老闆突然詢問祕書:「講 者的演講時間確定了嗎?」當下我才恍然大悟,原來老闆是認真 的,立即聯繫相關人員,花了約 20 分鐘,確認演講的時間和地點。 隨後立刻「負荊請罪」,先向老闆報告結論,接著為邀約延誤的疏 忽致歉,坦承錯誤,沒有任何藉口。老闆簡單回應「謝謝」,危機 因此化解。 我秉持的原則是,錯了就是錯了,沒有理由,誠實道歉,深刻檢討。